Es gibt offensichtliche Vorteile aus der Implementierung und Führung einer Aufzeichnung und Kontrolle über Vermögenswerte. Einsparungen können erzielt werden, indem man sowohl die aktuelle Asset-Bereitstellung sehen als auch deren Nutzung maximieren kann. Die Überwachung von Vermögenswerten wird die unbefugte Nutzung oder Unterschlagung reduzieren und sicherstellen, dass Mitarbeiter, die ein Unternehmen verlassen, Vermögenswerte unter ihrer Kontrolle zurückgeben. In einigen Fällen wird ein System durch staatliche Vorschriften, Kreditbedingungen, öffentliche Zuschussbedingungen, Versicherungsbedingungen usw. vorgeschrieben. Eine Person kann alle Anlagegüter eines Unternehmens warten und verwalten, wenn sie über Software zu ihrer Unterstützung verfügt. Verfügbare Computersysteme und Software reduzieren die Komplexität, sparen Zeit und vermeiden Fehler. Warum eine Asset-Management-Software verwenden?
Während Papier- und Bleistiftmethoden verwendet werden können, helfen Softwareprogramme bei der Aufzeichnung, Wartung und Prüfung von Vermögenswerten. Das spart Zeit und gibt ein klareres Bild der Assets, da das Sortieren und Anzeigen auf verschiedene Arten schnell und einfach ist.
Die einfachste „Lösung“ wäre die Verwendung eines Asset Management Tabellenkalkulationsprogramms wie Excel. Auch nach der Migration zu einer Software, die speziell für die Vermögensverwaltung entwickelt wurde, kann es vorkommen, dass ein Tabellenkalkulationsprogramm weiterhin nützlich sein kann.
Was ist ein Vermögenswert?
Was Sie als Vermögenswert bezeichnen, hängt oft von Ihren Geschäftsaktivitäten ab. Da fallen einem zunächst Sachanlagen wie Computer, Produktionsanlagen, Büromöbel etc. ein. Vielleicht möchten Sie auch Mitarbeiter als Vermögensgegenstände betrachten oder sogar Service- und Wartungsverträge. Ein flexibles Asset-Management-Softwareprogramm kann eine Möglichkeit bieten, viele Dinge zu verfolgen, die die meisten von uns nicht als Vermögenswerte betrachten würden.
Was sind meine ersten Schritte bei der Einrichtung eines Systems oder einer „Lösung“?
1: Entscheiden Sie, welche Assets verwaltet werden.
Je mehr Assets, desto mehr Arbeit beim Einrichten Ihres Systems. Es ist eine gute Idee, das Vermögen auf diejenigen zu beschränken, die einen bestimmten Dollarwert überschreiten.
2: Entscheiden, welche Eigenschaften von Assets wichtig sind, um sie in der Software aufzuzeichnen.
Ihre Auswahl wirkt sich nicht nur auf den erforderlichen Arbeitsaufwand aus, sondern auch auf das Ausmaß, in dem Sie Asset-Informationen bearbeiten und anzeigen können, indem Sie nach einem Asset-Informationsfeld oder einer Kombination von Feldern sortieren.
Wenn Sie beispielsweise ein Feld für „Standort“ einrichten, können Sie Daten sortieren, um zu sehen, welche Assets sich an jedem Standort befinden. Wenn Sie auch ein Feld für „Typ“ oder „Klasse“ haben, können Sie weiter sortieren und anzeigen, um nur bestimmte Arten von Assets anzuzeigen, z. B. Computer an einem oder mehreren Standorten.
Wie in jedem Aspekt des Lebens muss man sich zwischen dem Idealen und dem Machbaren entscheiden. Ihre Auswahl wirkt sich auf die Dateneingabe aus, wenn neue Assets eintreffen, sowie auf das Sammeln von Informationen über vorhandene Assets. Entscheidungen, die Sie treffen, wirken sich auch auf Ihre Wahl der Software aus, da einige möglicherweise nicht alles verarbeiten, was Sie wollen. Eine solche Einschränkung findet sich im Softwareprogramm AssetTrakker Pro. TrackitSoftware bietet keine Methode zum Nachverfolgen von Abschreibungen, da dies der Meinung war, dass dies zu viel Komplexität hinzufügt und das Sammeln und Verwalten von viel mehr Daten erfordert. Darüber hinaus waren sie der Meinung, dass der Umgang mit Abschreibungen ein überlegenes Wissen über staatliche Vorschriften und Vorschriften erfordert, das über das Fachwissen der Personen hinausgeht, die am meisten von der Vermögensverwaltung profitieren. Buchhaltungsabteilungen berechnen und verbuchen bereits Abschreibungen. *Einige Software fördert zwar die Abschreibungsberechnung, bietet aber nur eine eingeschränkte Funktionalität, die in den meisten Fällen nicht den Anforderungen der Vorschriften entspricht.